PRIVACY REGLEMENT VAN
BAL VISMEESTERS VOF
transparant en in begrijpelijke taal
mei 2018

Bij welke processen wij persoonlijke gegevens gebruiken
In ons bedrijf worden gegevens van natuurlijke personen verwerkt bij

• bestellingen die geplaatst worden bij onze vestigingen (fysiek, telefonisch of online);
• eventuele bezorging van die bestellingen;
• het versturen van nieuwsbrieven;
• winacties (zoals de jaarlijks terugkerende haringactie);
• het gebruik van Google Analytics.

Van wie deze gegevens zijn en waar ze uit bestaan
Deze gegevens betreffen onze klanten. Klanten hoeven geen gegevens achter te laten om iets te kunnen kopen bij onze vestigingen. Zodra een klant een bestelling bezorgd wil hebben of wil deelnemen aan ons spaarprogramma hebben we minimaal deze gegevens nodig:

• achternaam
• straatnaam en huisnummer of postcode
• woonplaats

Bij alle bovengenoemde processen gebruiken wij maximaal deze gegevens:

• geslacht / aanhef
• initiaal en/of voornaam
• achternaam
• straatnaam en huisnummer
• postcode
• plaats van bezorging of woonplaats
• telefoonnummer
• e-mailadres
• locatie data (GPS-coördinaten)
• IP-adres

Door wie deze gegevens verwerkt of gebruikt worden
Deze gegevens worden verwerkt door onze directieleden en medewerkers. Onder medewerkers verstaan wij alle personen die werkzaam zijn voor Bal Vismeesters VOF, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst.

Voor welke doeleinden de gegevens gebruikt worden
Bovengenoemde gegevens worden gebruikt voor:

• het correct ontvangen, ordenen, bezorgen en factureren van bestellingen;
• het registreren van klanten die willen sparen en het toekennen en uitkeren van hun spaarpunten;
• het versturen van nieuwsbrieven aan klanten die daarmee ingestemd hebben;
• het verstrekken van prijzen aan de winnaars van winacties;
• inzicht in de doelgroep en bedrijfsvoering (online).

Hoe deze gegevens geregistreerd worden
Deze gegevens worden als volgt geregistreerd.

bij het ontvangen en ordenen van bestellingen

• via een hard-copy bestellijst waar de klant zijn of haar gegevens invult en deze inlevert bij onze medewerkers (denk aan een bestellijst voor Kerst);
• via mail, als de klant zelf zijn bestelling mailt en daarbij zijn of haar gegevens aan ons doorgeeft;
• via de webshop als een klant een bestelling plaatst.

De bijbehorende werkprocessen zijn als volgt:

Bestelling via bestellijst – check actualiteit gegevens in de kassadatabase + check wel of geen spaarpunten bijschrijven – levering of afhaling bestelling – de bestellijsten worden vernietigd.

Bestelling via mail /telefonisch – uitprinten of bestelling overnemen in de agenda – check actualiteit gegevens in de kassadatabase + check wel of geen spaarpunten bijschrijven – bestelling verwerken in de kassa met bon of achteraf factureren – levering of afhaling bestelling – mail wordt vernietigd.

Bestelling via webshop – bestelling uitprinten – check actualiteit gegevens in de kassadatabase + check wel of geen spaarpunten bijschrijven – levering of afhaling bestelling – uitgeprinte bestelling vernietigd.

bij het bezorgen en factureren van bestellingen

• De hard-copy bestellijst / mail / uitgeprinte bestelling / handgeschreven briefje gaat mee met de chauffeur / wordt op kantoor gelegd voor facturatie en uiteindelijk altijd vernietigd.

bij het registreren van klanten die willen sparen en hun spaarpunten

• Klanten aan de kassa wordt eenmalig schriftelijk gevraagd of ze willen sparen. Bij herhalingsbezoek vragen we daarna alleen om postcode en huisnummer, verifiëren de bijbehorende achternaam van de klant en schrijven spaarpunten bij.
• Bij bestellingen via telefoon, mail of webshop volgt een van onze medewerkers ditzelfde proces aan de hand van de gegevens die de klant heeft doorgegeven bij de bestelling.

bij het versturen van nieuwsbrieven aan klanten die daarmee ingestemd hebben

• Bij online bestellingen, winacties en aan nieuwe spaarders wordt schriftelijk gevraagd of zij hun e-mailadres met ons willen delen voor het periodiek ontvangen van nieuwsbrieven. De online checkbox die daarvoor bedoeld is, is standaard uitgeschakeld.

bij het verstrekken van prijzen aan winnaars van winacties

• Klanten die meedoen aan winacties laten hun gegevens achter op een briefje. Hoewel wij vragen om een aantal gegevens, kiest de klant zelf welke gegevens met ons worden gedeeld.
• Zodra de winnaar geselecteerd is, wordt hij of zij benaderd en worden de briefjes vernietigd.

inzicht in de doelgroep en bedrijfsvoering (online)

Een ondernemer wil graag weten of het ook online goed gaat met zijn bedrijf. Uit welke plaatsen zijn klanten komen, of de website goed bezocht wordt en wat bezoekers interessant vinden. Of ze aankopen vaak op hun mobiel doen, of op hun pc bijvoorbeeld. Daarom worden gegevens van bezoekers geregistreerd in Google Analytics. Behalve de gegevens die klanten zelf achterlaten bij een bestelling gaat het daarbij om locatie data en IP-adressen.

Deze gegevens maken het online ondernemen inzichtelijker, maar worden niet gebruikt voor andere doeleinden zoals marketingactiviteiten.

Wat er daarna met deze gegevens wordt gedaan

• Alleen de gegevens van onze sparende klanten worden bewaard in ons kassasysteem van Retailtrust dat draait in een cloudomgeving die AVG-proof is.
• Gegevens van niet-sparende webshop-klanten worden bewaard in de database van de website.
• Onze boekhouding en daarmee ook de facturatie achteraf gebeurt in een cloudomgeving van Retailtrust die AVG-proof is.
• De gegevens van onze klanten die wij na het verwerken van de bestelling / registratie voor het spaarsysteem / de winactie niet meer nodig hebben, worden niet opgeslagen in de kassadatabase maar vernietigd.

Hoe een klant zijn gegevens kan inzien, aanpassen of verwijderen

• Van de bestelling en bijbehorende gegevens die een klant bij ons plaatst via de webshop ontvangt de klant een bevestigingsmail. De klant kan een account aanmaken en daarin zijn of haar gegevens beheren of contact met ons opnemen bij onjuistheid van die gegevens.
• De klant aan de kassa kan eigen gegevens altijd inzien, laten corrigeren, anonimiseren of verwijderen en kan daarbij meekijken op het kassascherm. Anonimiseren betekent dat alle privacygevoelige gegevens worden vervangen door een X. Gegevens voor inzicht in de bedrijfsvoering (aankoopgedrag) blijven dan behouden.
• Klanten die de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, kunnen zich elk moment uitschrijven van de mailinglijst (Mailchimp).

Hoe een klant zijn gegevens kan laten overdragen (dataportabiliteit)

De gegevens van onze klanten zijn overdraagbaar via PDF, Excel en Word bestandsformaten. Een verzoek om gegevens over te dragen kan ingediend worden via info@balvismeesters.nl of via het contactformulier op onze website.